Underhåll av personaldokument från A till Ö

Organisation och underhåll av personalrekordhantering- Direkt uppgift för anställda i personaltjänsten. I situationer skapar en ny organisation, omvandlingen av den gamla eller andra omorganisation alternativ och Avdelningen personal behöver veta de viktigaste punkterna i arbetet: utbildning och personalökning, mottagning, översättning, uppsägning av personal, liksom reglerna för arkivering och online-lagring av dokument.

Kompetent organisation av personalrekordhantering som grund för stabil stabilitet

I vilken organisation som helst, oavsett formegendom, det finns en personal. Det skiljer sig åt i storlek och komposition, vad gäller funktioner och kvalifikationer. HR-avdelningen har till uppgift att se till att alla problem och problem relaterade till företagets anställda löses så snabbt och kompetent som möjligt.

Organisationens stabila verksamhet beror pådess anställda. Personalens första uppgift är det kompetenta och aktuella urvalet av anställda, underhåll av personaldokument i enlighet med lagen och tidig leverans av handlingar till arkivet. Detta är grunden för det stabila driften av ett företag.

Personalutbildning för arbete med personal

Instruktionen för personalförvaltningen tydligtindikerar behovet av att ha yrkesutbildning för personalspecialister. Men i praktiken är det ofta ett problem med utbildningen av anställda i den önskade profilen.

Högre och sekundära specialutbildningsinstitutioner är intelåta proffs så smal kvalifikations som "HR outsourcing." Utbildning sker oftast redan på plats eller på specialiserade kurser. Det är också möjligt att framställa den anställde på arbetsplatsen coaching metoden.

HR-utbildningsspecialister föreslår på följande sätt:

• omskolning på grundval av en andra högre utbildning
• skaffa högre utbildning av en relaterad profil, till exempel "dokumenthantering", "rättspraxis", "personalhantering", "informationsskydd"
• Utbildning i specialiserade långsiktiga kurser (minst tre månader), med efterföljande tentamen.
• praktisk arbete med efterföljande regelbunden uppgradering av färdigheter.

Normativa dokument som reglerar personaltjänsten

Verksamheten inom personalavdelningen och den allmänna organisationenpersonalrekordhantering beror väldigt mycket på gällande lagstiftning och interna regleringsdokument. Denna funktion är relaterad till nyanser att arbeta med ett stort antal personliga dokument, som ofta är konfidentiella.

Kontorsarbete inom personaltjänsten regleras av följande handlingar:

• Konstitutionen, de civila och arbetskoderna samt brotts- och familjekoderna.
• lagstiftningsakter om organisationens profil i frågor som rör arbete med personal;
• normativa handlingar av lokal betydelse;
• olika klassificatorer, regler och föreskrifter på federal nivå
• interna regleringsdokument, till exempel instruktionen om personalrekord
• order och ledningsorder.

Personaltjänstemän är skyldiga att strikt följa bestämmelserna i normativa handlingar och framför allt arbetskoden.

Sökning och dokumentation av anställda

Underhållet av personaldokument börjar med personalets sökning och utformning. Först och främst måste du bestämma alternativen för att hitta nya anställda. Bland dem står följande ut:

• byråer och arbetsförmedlingar;
• den statliga arbetsförmedlingen
• jobbmässor;
• utbildningsinstitutioner
• Inläggstavlor för inlägg och sammanfattningar om olika resurser;
• andra organisationer
• vänner och bekanta.

Alla möjligheter att hitta anställda har sina egna fördelar och demeriter, personalets personal ska utnyttja alla möjligheter att stänga lediga platser.

När en sökande hittas, genomförs denintervju. Det är önskvärt att hans rörelse dokumenteras: så det är lättare att göra ett bestämt beslut om anställning eller vägran. I det senare fallet meddelas en person skriftligen om orsaken inom fem arbetsdagar. Om sökanden är lämplig för en ledig position, ska han krediteras. Därefter börjar utformningen av personaldokumentation för en viss anställd.

Steg för registrering av anställning:

• ingående av ett anställningskontrakt
• Publiceringen av upptagningsordern;
• tillträde i arbetsboken till en ny anställd eller hennes institution
• registrering av ett personligt kort
• om det i organisationen accepteras - etablering av personlig verksamhet
• bekantskap och undertecknande av interna regler och instruktioner från arbetstagaren.

Personalrekord (personliga kort, personallista)

Underhållet av personalhantering innebärobligatorisk registrering av bokföring, särskilt personal och personliga kort. Dessa dokument är obligatoriska för organisationer av alla former av ägande.

Personal och nummer bör vara relevanta och tillgodose organisationens behov. Det innehåller namnen på alla inlägg, antalet satsningar som indikerar lediga platser för denna period.

Personliga kort är enhetliga dokument,innehåller kortfattad information om arbetstagarens arbetsverksamhet och personuppgifter. De är föremål för strikta bokförings- och speciella lagringsvillkor, på platser som förhindrar deras förstörelse och stöld.

Beställningar för personal, skillnader och registreringsspecifikationer

Allmän kontorsarbete i personalarbete ihuvudsakligen uttryckt i order och order av ledning. Dessa dokument kan handla både enskilda anställda och hela personalen som helhet. De skiljer sig åt i design och inslag i introduktionen till handling.

De flesta beställningar och orderspecifika åtgärder med arbetstagaren, har en enhetlig form. De är föremål för obligatoriskt avtal med alla intresserade personer och förmedling av arbetstagaren med kvitto. Kopior av personalbeställningar lagras i den personliga filen och originalet i separata mappar.

Tidskrifter om personalregistrering, regler för registrering och lagring

För att spela in dokumentrörelsen,Personaltjänsten förutsätter underhåll av specialiserade tidskrifter. Dessa är tabellformat av ett flersidigt format, oftast enhetligt. Vanligtvis ges de i antingen stora anteckningsböcker eller köps i specialaffärer.

Typer av personaltidskrifter:

• registrering av inkommande och utgående dokument, inklusive bokstäver
• registrering av order
• Registrering av ankomst och avgång av anställda vid officiell verksamhet
• registrering av ansökningar, anmälningar, anmälningar, tjänste- och tjänsteanmärkningar;
• registrering av former av arbetsböcker, deras insatser;
• böcker för inspelning av rörelser av olika personaldokument, och så vidare.

Alla stockar måste vara nödvändigtvis sydda och förseglade, och arken numreras. Förvara dem separat från alla dokument. Helst i ett säkert eller speciellt skåp.

Funktioner för att behålla och lagra personliga filer

Att göra personliga angelägenheter är inte obligatorisk. De flesta organisationer samlar emellertid i en eller annan form arbetstagarens handlingar. Naturligtvis är det i en mapp bekvämare.

En personlig angelägenhet är ett komplex av dokumenterad personlig information om arbetstagaren, samlad och formad i en viss ordning. Det kan innehålla en mängd olika dokument och kopior:

• kopior av order om arbetstagaren;
• kopior av uttalanden;
• kopior av identitetshandlingar, bekräftelse av kvalifikationer, utbildning, förmåner och civilstånd
• frågeformuläret;
• egenskaper och recensioner
• referenser etc.

Personliga angelägenheter är personligainformation, bör de hållas borta från andra dokument. Tillgång till dem är begränsad till ett strängt begränsat antal tjänstemän. Med uppsägning av personal överlämnas personliga filer till arkivförvaring.

Regler för registrering, lagring och utfärdande av arbetsböcker samt inlägg

Alla organisationer är skyldiga att utföra arbetsböcker pådess personal, undantaget - anställda, på deltid. Vid den primära mottagningen får arbetsgivaren självständigt rena former och gör i dem den första rekordet. På titelsidan gör du relevanta uppgifter om arbetstagaren. Därefter är det nödvändigt att övervaka deras relevans och göra ändringar i tid.

Huvuddelen ärarbetstagarens arbetskraft och sociala aktiviteter, hans mottagande av permanenta översättningar, uppsägning. Alla poster är numrerade i den allmänna ordningen och skrivs in på grundval av ordern. Anteckningen om uppsägning åtföljs av ett intryck av organisationens segel och huvudets underskrift.

Rekord i arbetsboken är gjorda för hand, blåkulspetspenna, tydlig och förståelig handskrift. Övervaka noggrant relevansen och tillförlitligheten av de uppgifter som angivits. Om du behöver korrigera informationen måste de noggrant korsas med en rad och uppdaterad information. Denna åtgärd bekräftas nödvändigtvis genom underskrift av huvudet och tätningen.

Förvara arbetsböcker separat från andra dokument, i kassan. Det är förbjudet att ge dem i händerna på anställda eller tredje part utan en särskild resolution från de ansvariga organen.

Funktioner av operativ och arkiv lagring av personaldokument

Lagring av personaldokument bestäms av derassärskild vikt. De innehåller personuppgifter och är konfidentiella. Sådan data är inte föremål för obehörig avslöjande. Annars åläggs personalen hos personalavdelningen och organisationschefen böter.

Att organisera rätt förvaring av personaldokument i personaltjänsten är det önskvärt att ha ett separat rum. Ingången till den måste vara en och måste vara utrustad med en metalldörr med larm.

Dokumenten själva måste lagras i metallskåp eller kassaskåp. Undvik exponering för solljus och damm, samt temperaturskillnader och för hög luftfuktighet. Dessa enkla åtgärder hjälper till att hålla personuppgifter.