Lagerredovisning i Excel. Ett enkelt program för automatisering av lagerbokföring

Lagerredovisning i Excel är en utmärkt lösning för alla handelsföretag eller produktionsorganisationer, vilket är viktigt för att hålla register över mängden material som används råmaterial och färdiga produkter.

Vem kan hjälpa kalkylblad

Stora företag förvärvar färdigalösningar i elektronisk form. Men de är ganska dyra, och några komplexa program kräver att en kvalificerad medarbetare med hög löneinkomst involveras i lagret. Detta är bortom kraften i början eller små företag. Lyckligtvis finns en utgång, och du kan använda Excel-tabeller. Det elektroniska verktyget, som är det andra som endast är tillgängligt för Words kontorsprogram, har en funktionell nog för att lösa problemen med lagerbokföring.

Några viktiga regler

De som är intresserade av frågan om hur man ska ledalagerbokföring bör från början allvarligt närma sig frågan om att skapa sitt eget datorprogram. Samtidigt bör följande regler iakttas från början:

• Alla kataloger bör skapas från börjanså exakt och i detalj. I synnerhet bör man inte begränsa sig till att bara ange varornas namn och även ange artiklar, koder, utgångsdatum (för vissa arter) etc.
• Initiala saldon anges vanligen i tabeller i monetära termer.
• Det är nödvändigt att observera kronologin och ange uppgifter om mottagandet av vissa varor i lageret tidigare än på frakt till köparen.
• Det är nödvändigt att göra en inventering innan du fyller i Excel-tabellerna.
• Det bör anges vilken ytterligare information som behövs, och ange den, så att det i framtiden inte är nödvändigt att ange uppgifterna för varorna.

Lagerredovisning i Excel: allmänna rekommendationer

Innan du börjar utveckla ett kalkylblad för att säkerställa att ditt lager fungerar normalt, bör du överväga dess specifika egenskaper. De allmänna rekommendationerna i detta fall är följande:

• Det är nödvändigt att sammanställa kataloger: "Köpare", "Leverantörer" och "Poäng för redovisning av varor" (små företag behöver dem inte).
• Om listan över produkter är relativt konstant,då kan du rekommendera att skapa sin nomenklatur i form av en databas på ett separat blad i tabellen. I framtiden måste utgifterna, inkomsterna och rapporterna fyllas i med hänvisningar till den. Ark i ett Excel-ark med titeln "nomenklaturen" ska innehålla produktnamn, produktkod, produktgrupper, enheter, etc.
• Rapporten genereras med hjälp av pivottabellverktyget.
• Kvittot av varor (produkter) i lageret ska redovisas på "Parish" -bladet.
• Du måste skapa "Expense" och "Balances" arken för att hålla reda på det aktuella läget.

Skapa kataloger

Att utveckla ett program att vägledalagerbokföring i Excel, skapa en fil med något namn. Det kan till exempel låta som "Warehouse". Sedan fyller vi i referensböckerna. De borde ha ungefär följande formulär:

Att rubrikerna inte "rinner" måste de lösas. För att göra detta måste du klicka på "Pin areas" -knappen på fliken "Visa" i Excel.

På samma sätt, tabellen "Köpare".

Ge ett bekvämt och delvis automatiseratlagringsprogram kan vara gratis om du skapar i det en kompletterande katalog över varor leveranspunkter. Det är sant att det bara krävs om företaget har flera butiker (lager). När det gäller organisationer som har en utgivningsplats, finns det ingen anledning att skapa en sådan katalog för dem.

Eget program "Lager": skapa ett ark "Parish"

Först av allt måste vi skapa ett bord för nomenklaturen. Dess rubriker ska se ut som "Produktnamn", "Sortera", "Måttenhet", "Karakteristisk", "Kommentar".

då:

• Vi väljer utbudet av denna tabell.
• I fältet "Namn", som ligger direkt ovanför cellen med namnet "A", anger du "Tabell1".
• Detsamma görs med lämpligt intervall på "Leverantörsarkivet". Detta indikeras av "Tabell 2".
• Fastställande av inkomst- och utgiftstransaktioner sker på två separata ark. De kommer att bidra till att behålla inventeringen i Excel.

För tabellen "Ankomst" ska det se ut som bilden nedan.

Automatisering av redovisning

Lagerbokföring i Excel kan göras bekvämare om användaren kan välja mellan leverantörens färdiga lista, varornas namn och redovisningspunkten.

I det här fallet:

• Måttenheten och leverantörskoden måste visas automatiskt i tabellen, utan operatörens engagemang
• fakturanummer, datum, pris och kvantitet anges manuellt
• Programmet "Warehouse" (Excel) beräknar kostnaden automatiskt, tack vare matematiska formler.

För att göra detta måste alla kataloger formateras i form av ett bord och för kolumnen "Namn" skapar en rullgardinslista. För att göra detta:

• välj kolumnen (utom kepsen);
• hitta fliken "Data"
• klicka på ikonen "Kontrollera data";
• I fältet Datatyp söker vi efter "List";
• I fältet "Källa" specificerar vi funktionen "= INDIRECT (" nomenklaturen! $ A $ 4: $ A $ 8 ")".
• markera rutan bredvid "Ignorera tomma celler" och "Lista över giltiga värden".

Om allt är gjort korrekt, då när du fyller i första kolumnen kan du helt enkelt välja produktens namn från listan. I kolumnen "Enhet. ändra "motsvarande värde visas.

På samma sätt skapas AutoComplete för kolumnerna "Code" och "Vendor", liksom en rullgardinslista.

För att fylla i kolumnen "Kostnad" använd multiplikationsformeln. Det ska se ut som "= = pris * kvantitet".

Det är också nödvändigt att skapa en rullgardinslista som heter "Bokföringspoäng", vilket kommer att ange var varan skickades till. Detta görs på exakt samma sätt som i tidigare fall.

"Turn-by-Turn Sheet"

Nu när du nästan har skapat ett praktiskt verktyg som låter ditt företag behålla inventarier i Excel gratis, är det bara att lära oss att vårt program ska visa rapporten korrekt.

För att göra detta börjar vi arbeta med motsvarandebord och i början av tidsperioden exponerar vi nollor, eftersom vi fortfarande kommer att behålla lagerrekord. Om det utfördes tidigare, så ska resterna i denna kolumn visas. I detta fall måste måttenheter och varornas namn tas från nomenklaturen.

För att underlätta lagerhanteringen är programmet gratis att fylla i kolumnerna "Leverans" och "Kvitto" med hjälp av SUMMARY-funktionen.

Vi anser att resten av varorna i lageret använder matematiska operatörer.

Här är "Warehouse" -programmet. Med tiden kan du självständigt göra justeringar för att göra bokföring av varor (dina produkter) så bekväm som möjligt.