Nomenklatur av ärenden. Ordningsföljden

Alla dokument efter genomförandet måste varaär grupperade i affärer. Termen "verksamhet" i enlighet med GOST 51141-98 ska förstås som ett dokument eller en uppsättning dokument som är relaterade till ett specifikt verksamhetsområde för organisationen och placeras i en mapp under ett separat omslag. För korrekt uppbyggnad, lagring och redovisning av fall i varje organisation, bör sakenämnden sammanställas årligen (med hänsyn till förändringar i den externa och interna miljön), tack vare vilken en snabb sökning av handlingar säkerställs.

När man formulerar angelägenheter för någon enhet,styrd av kraven i ett enda statssystem för registerhantering. De viktigaste bestämmelserna anges i GOST 51.141-98, de viktigaste dokumenten från arkivet Institutionen för den ryska regeringen riktlinjer arkivera organ, listor över dokumentära material. Det är nödvändigt att iaktta villkoren för lagring av handlingar och ärenden. Om en organisation med en komplex struktur och en mångfald funktioner är det i varje division och i hela organisationen enhetliga principer för systematisering av dokument, bildande och indexering av fall. Därför nomenklaturen Affairs Department personal, god service, någon annan strukturell enhet eller organisation bör bildas med hänsyn till kraven i styrande dokument.

I första etappen är det nödvändigt att bestämma olika problem ochDen kategori av handlingar som ska innehålla nomenklaturen för enhet eller organisationens angelägenheter. Här måste vi gå vidare från behovet att täcka hela volymen av dokumentation, både skapade och mottagna. När det finns nya frågor i det arbete som inte tillhandahålls av nomenklaturen måste det läggas till tillägg. Nomenklaturens form bör göra det möjligt att uppdatera det i rätt tid. Därför bör det vara möjligt att skapa nya index och utesluta utbyte av tidigare tilldelade index av redan bildade fall när det gäller indexering. Den pågående oavslutade verksamheten överförs till nomenklaturen för nästa år med kvarhållandet av det ursprungliga numret.

Titeln på varje fall ska vara tydlig ochfullständigt avslöja sammansättningen av ärendet och innehållet i dokument som är placerade i den här mappen. På mappen måste du ange indexet och lagringsperioden för fallet. Konsolideringen av ärenden sker på nominellt sätt, till exempel order, protokoll, order osv. Fall kan formas på ett väsentligt sätt, till exempel korrespondens med en viss korrespondent, en korrespondens om råmaterialleverans, korrespondens med korrespondenter som är förenade på territoriell grund osv.

När du grupperar dokument ska duuppmärksamhet på tidpunkten för lagringen. Dokument av tillfälligt och permanent lagring eller med olika hållbarhet kan inte kombineras till en fil. Det är inte tillåtet att inkludera i förslaget, irrelevanta handlingar eller kopior av kopior. Vid utformning av fall är det nödvändigt att kontrollera närvaron av samtliga signaturer i dokumentet samt att dess genomförandegrafik är korrekt.

Indexeringen av ärenden och orderordningen skaproduceras i enlighet med graden av betydelse. De viktigaste dokumenten anges först (order, order eller andra administrativa dokument). Nomenklaturen i fallen ska innehålla index och rubriker av ärenden, villkoren för deras lagring, evakueringsordningen. Fallets nomenklatur är godkänd i den ordning som fastställts i organisationen och samordnas med tjänstemannen i regionens statsarkiv. Vid årsskiftet utfärdas slutrapporten i nomenklaturen med angivande av antalet fall som inleddes under rapporteringsåret för varje kategori. Arkivering fall av permanent arkivering eller avyttring av temporära fall lagrings (vid mognad) utförs i Instruktion om kontors organisationens arbete rätt.